Внедрение системы эл.обучения. Кейс

Стоит прочесть
Дистанционное обучение - обзор темы
Электронные системы управления обучением (LMS – learning management system)
Разработчики и поставщики LMS
Критерии выбора СДО/LMS/LCMS
Все статьи о дистанционном обучении

О компании

ООО «Аптека Здравица» — крупная аптечная сеть в Украине. 21 отделение удалены от центрального офиса на расстояние от 20 до 600 км. На момент инициации проекта в компании существовал собственный учебный центр.

Ситуация

Сеть аптек «Здравица» — динамично развивающаяся компания, стремящаяся занять лидирующие позиции на рынке розничной дистрибуции медикаментов. Знание персонала торговой сети своей продуктовой линейки и навыки общения с покупателями напрямую влияют на качество обслуживания, которое в свою очередь является одним из важных показателей лидерства. Но из-за того, что компания имеет территориально распределенную структуру, большой вклад в показатель стоимости обучения на одного сотрудника вносили командировочные расходы и потерянное рабочее время. Другой важной проблемой являлось своевременное информирование сотрудников об изменении ассортимента, о новых учебных материалах и их оперативная передача всем сотрудникам.

Таким образом, появилась необходимость в оптимизации процессов обучения с обязательным сохранением качества обучения. Было принято решение начать использовать электронные формы обучения и тестирования сотрудников.

«Наша компания имеет территориально распределенную структуру. Аптеки удалены от центрального офиса на значительное расстояние. Требования к персоналу в отрасли вообще и в компании в частности очень высокие. Поэтому выбор в пользу электронных форм обучения в нашем случае очевиден», — отмечает Елена Шумаева, начальник управления по работе с персоналом, ООО «Аптека Здравица»

О проекте

Целью проекта внедрения электронного обучения являлось расширение охвата обучаемой аудитории и снижение издержек на обучение персонала с одновременным повышением качества обучения. В рамках проекта планировалось внедрение системы управления обучением, прежде всего, для тестирования сотрудников удаленных отделений компании и для быстрой доставки учебных и информационных материалов.

Решение

В качестве основы проекта было решено использовать систему управления обучением ShareKnowledge компании Competentum.

«Впервые мы столкнулись с нашими российскими партнерами на выставке в Киеве. Представители компании смогли произвести впечатление профессионалов своего дела. Мы выбирали систему, руководствуясь множеством критериев: возможность получения гибких отчетов, богатый функционал системы для дальнейших наших проектов, удобный и понятный интерфейс и многое другое. После изучения других продуктов рынка e-Learning у нас не осталось вариантов, кроме системы ShareKnowledge. И мы не пожалели», — говорит Елена Шумаева, начальник управления по работе с персоналом, ООО «Аптека Здравица».

Современная система управления обучением и оценкой персонала ShareKnowledge компании Competentum позволяет:

управлять процессами обучения и аттестации сотрудников;
управлять учебными материалами, курсами, тестами;
планировать и контролировать учебный процесс;
вести учет смешанного обучения (очного, электронного, дистанционного);
формировать и поддерживать базу знаний компании;
проводить анализ эффективности процесса обучения, формируя любые необходимые отчеты о процессе обучения.

Решение основано на портальных технологиях Microsoft, что позволяет легко интегрировать решение c ИТ-инфраструктурой (Microsoft Exchange, Active Directory и др.), существенно упрощая работу ИТ-подразделений при развертывании и обслуживании системы. Большинство проектов по адаптации системы под бизнес-процессы Заказчика сводятся к настройкам портальных возможностей штатными средствами платформы Microsoft SharePoint без внесения изменений в код системы.

Модульная структура решения предоставляет возможность клиенту самостоятельно составлять портфель модулей, полностью отвечающий потребностям компании. Это позволяет снизить издержки и избавляет от необходимости переплачивать за неиспользуемый функционал.

Вскоре после установки системы в компании было проведено пробное тестирование, в котором принимали участие более 200 человек из различных отделений аптечной сети. Предварительно сотрудникам были назначены темы для изучения. На изучение одной темы отводилась одна неделя, после чего сотрудник в удобное для него время мог подойти к компьютеру и пройти тест. Чтобы не прерывался рабочий процесс, сотрудники одной аптеки проходили обучение и тестирование в назначенное время.

«Для нас время внедрения решения было одним из ключевых моментов. Вскоре после запуска проекта мы должны были презентовать работу системы и результаты тестирования руководству. Поддержка топ-менеджмента или ее отсутствие определяли будущее всего проекта. Мы опасались, что сорвем сроки, однако, при поддержке компании Competentum мы справились вовремя», — рассказывает Виктория Колесник, специалист по подготовке кадров «Аптека Здравица».

Как дальше использовать результаты тестирования? Сотрудники учебного центра, используя ShareKnowledge, могут:

назначить сотруднику дополнительное изучение материала, способствующее его
дальнейшему профессиональному развитию;
определить слабые зоны знаний персонала и запланировать соответствующие мероприятия по повышению уровня знаний;
осуществлять дальнейший контроль изменений уровня знаний персонала после проведенных мероприятий.

Итоги проекта

За счет внедрения в компании системы управления обучением ShareKnowledge удалось значительно снизить временные и финансовые издержки на обучение и тестирование персонала, повысив при этом общую управляемость процесса развития сотрудников.

Процесс информирования персонала был практически полностью автоматизирован. Благодаря этому, время, требующееся на передачу информации по компании, снижено.

Сейчас система для решения задач обучения, тестирования и информирования сотрудников «обкатана» специалистами компании. Но основным достоинством используемого решения является модульная структура решения, когда компания сначала автоматизирует основные процессы обучения и по мере развития проектов по обучению и оценке персонала может запускать нужные модули системы в эксплуатацию.

Планы на будущее

В дальнейшем планируется интенсивно развивать дистанционное направление корпоративного обучения, сконцентрировав усилия на внедрении передовых методик и лучших продуктов для eLearning.

Следующим шагом развития проекта является освоение сотрудниками учебного центра навыков создания электронных учебных материалов и тестов с помощью специализированных инструментов разработки. Также учебный центр планирует внедрение технологий обучения с использованием экспертных сетей и общения. Планируется значительно расширить количество обучаемых сотрудников. Проект пользуется активной поддержкой руководства компании.